Privacy Policy

Algemeen

We vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. We willen onze klanten en de gebruikers van onze diensten en website zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt.

Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoelang en hoe je hierover controle hebt.

We nodigen je uit de tijd te nemen om ons privacybeleid goed door te nemen om je vertrouwd te maken met de informatie op dat vlak. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

Trema

Poortakkerstraat 91, 9051 Gent

0542.575.537

Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Trema verwerkt jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we de persoonlijke voornaamwoorden we en wij om te verwijzen naar Trema. Trema is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Trema door te mailen naar privacy@vmre.be. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). Je kan ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om jouw rechten uit te oefenen.

Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt voor alle natuurlijke personen zoals huurders, verhuurders, hun gevolmachtigden, … Dit privacybeleid is daarentegen niet bestemd voor rechtspersonen.

U zal ook informatie vinden op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit. Volg daartoe deze link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina

Wat betekent ‘persoonsgegevens’, ‘verwerking van gegevens’ en wie is ‘verwerkingsverantwoordelijke’?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een contractnummer, een e-mailadres.

De verwerking is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegevens. Onder “verwerking van gegevens” verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip “verwerking” dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat de wij het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststellen. Wij zijn jouw aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens.

Indien wij klant-eindgebruikers (zoals werknemers, stagiairs, …) toelaten gebruik te maken van onze producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan hebben we daarbij de volgende verantwoordelijkheden:

We moeten de eindgebruikers adequaat informeren dat wij, door hun gebruik van de onze producten en diensten, hun persoonsgegevens zullen verwerken.
We moeten alle wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden verwerkt.
We mogen onze producten en diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving.
We moeten je informeren over het beveiligingsniveau van onze producten en diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking.
We moeten alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van de eindgebruikers, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren.
We mogen niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving.

Via onze producten en diensten kan je ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, Facebook, Twitter, nieuwsgroepen en/of apps. Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, hebben we geen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk. Het is aan jou om hier verstandig mee om te gaan en het privacybeleid van deze derden goed na te lezen.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens, dit betekent wij jouw aanspreekpunt en dat van de toezichthoudende autoriteiten zijn voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens.

Wanneer verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens als je een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen jouw persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt.

Welke gegevens verwerken we?

Tijdens de diverse contacten met jou zullen we mogelijks verschillende persoonsgegevens verzamelen: identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, …), contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoon, …), gegevens over het pand dat verhuurd/verkocht, gehuurd/gekocht of beheerd zal worden, gegevens over de huurovereenkomst, gegevens i.v.m. de verkoopovereenkomst, de statuten, de vereniging van mede-eigenaars, …

Wij zullen jouw gegevens verwerken:

Wanneer je klant wordt
Wanneer je de formulieren, documenten en contracten invult die wij je voorleggen
Wanneer je een beroep doet op onze diensten en producten
Wanneer je contact met ons opneemt via de diverse kanalen die je ter beschikking worden gesteld
Wanneer jouw gegevens worden gepubliceerd of meegedeeld door gemachtigde derden (personen die je speciaal gemachtigd hebt, het Belgisch Staatsblad, jouw vastgoedmakelaar, jouw rentmeester, syndicus), …
Wanneer je gegevens meedeelt tijdens het gebruik van onze websites: wanneer je online een offerte vraagt of een bestelling plaatst, of dat voor je gedaan wordt, …
Wanneer je één van onze websites bezoekt of gebruik maakt van onze apps via de cookies en andere technologieën, …

Wanneer wij jouw persoonsgegevens vragen, heb je het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering zou echter het starten van een commerciële relatie of de uitvoering van zijn diensten kunnen verhinderen, zou de aard daarvan kunnen wijzigen of zou het beheer daarvan kunnen beïnvloeden.

In functie van welke wettelijke basis verwerken wij jouw gegevens?

Trema verwerkt de gegevens van de gebruikers op basis van zijn legitiem belang om zijn activiteit en die van de websites in goede banen te leiden.

Bovendien verwerken we steeds alleen de gegevens die onontbeerlijk zijn om ons doel te bereiken. We gebruiken dan ook de gegevens wanneer het nodig is:

In het kader van de voorbereiding van een contract, de uitvoering of de ontbinding ervan;
Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan Trema onderworpen is, zoals voorkoming van het witwassen van geld, bestrijding van fiscale fraude en fiscale verplichtingen;
Om de gegevens te verwerken van de geïnteresseerden en de mede-eigenaars op basis van het legitieme belang van Trema om hen op de hoogte te houden:
- van de diensten van Trema (nieuwsbrieven, promoties, voorstellen van diensten die je mogelijk interesseren per brief, per telefoon, per mail of via sociale netwerken) en;
- van de aanvullende diensten die worden geleverd door de bedrijven uit de groep (voorstellen van bijkomende dienstverlening rond vastgoed: verhuren en verkopen van vastgoed).
Wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Doelstellingen van de gegevensverzameling

De gegevens worden verzameld en verwerkt door Trema voor de volgende doeleinden:

Leveren van de door Trema voorgestelde diensten, met inbegrip van de internetdiensten;
Optimaliseren van jouw opzoekingen wanneer je op onze website surft;
Informeren van de geïnteresseerden en van de mede-eigenaars over de diensten voorgesteld door Trema, met inbegrip van de prospectie naar nieuwe klanten;
Uitvoeren van contracten voor rekening van de mede-eigendom met derde dienstverleners;
Voorstellen van bijkomende dienstverlening rond vastgoed, die wordt geleverd door andere bedrijven uit de groep (verhuren en verkopen van vastgoed).

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Trema stelt alles in het werk om op optimale wijze zijn netwerk te beschermen tegen niet-geautoriseerde toegang en om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te garanderen. De toegang tot onze servers is beveiligd en we hebben procedures, die conform de informaticastandaarden zijn, op poten gezet voor het opslaan ervan.

De toegang tot jouw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Zij moeten een strikte geheimhoudingsplicht in acht nemen en alle technische en organisatorische voorschriften voor het verzekeren van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens naleven.

Deze gegevens kunnen in geen geval buiten de Europese Unie worden bewaard. Onze websites vermelden soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van events die we sponsoren) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van je persoonsgegevens.

Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen, noch geven wij die door aan derden tenzij:

Aan onze rechtsopvolgers. Wij geven je persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen (zoals dochter- en zusterbedrijven binnen de Vastgoedgroep VMRE) voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacybeleid.
Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor dezelfde doelen als bij onszelf. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren.
Er een wettelijke verplichting is.
Er een gerechtvaardigd belang is voor ons of de betrokken derde. Dit gebeurt enkel mits je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.
Je ons daar toelating voor geeft. Indien wij op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Je hebt ook steeds een mogelijkheid tot verzet.

Hoe bepaal je als klant welke persoonsgegevens we mogen gebruiken en hoe?

Wij gebruiken je gegevens om jou een uitstekende dienstverlening en algemene communicatie te bezorgen over de producten en diensten die je bij ons hebt of die voor jou interessant kunnen zijn. In dit niveau worden de hierboven vermelde gegevens verwerkt in het kader van onze wettelijke verplichtingen, ons legitiem belang en de goede uitvoering van je contract (incl. klachten- en klantenbeheer, alsook het informeren over en de verbetering van de dienstverlening).

Je opteert ervoor om geen directe marketing te ontvangen, maar we blijven je natuurlijk wel informeren over een optimaal gebruik van de producten en diensten die je reeds hebt. Zo kunnen we jou bijvoorbeeld een voorstel doen voor een product of dienst dat beter past bij je behoeften.

Wat zijn je rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Als we jouw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kan je je op elk moment verzetten tegen de verwerking van jouw gegevens. We wegen dan af of jouw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we jouw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om je de dienst of het voordeel waar je aanspraak op maakt, te verlenen.

Je recht op toegang

Je hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die jezelf betreffen. Je kunt ons vragen:

Of wij persoonsgegevens van je verwerken.
Waarvoor wij die verwerken.
Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens.
Welke logica wij gebruiken als wij bepaalde persoonsgegevens automatisch verwerken.

Je dient je recht op toegang per e-mail aan te vragen. Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van je identiteit te verschaffen. We vragen je dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag.

Wij hebben 45 dagen om je aanvraag te beantwoorden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer we je aanvraag hebben ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan je aanvraag in handen hebben.

Indien je enige reden hebt om aan te nemen dat we je aanvraag niet correct behandeld hebben, gelieve dit dan eerst op te nemen via e-mail zodanig dat wij, samen met jou, de opties kunnen bekijken. Voor de volledigheid informeren we je dat, indien we niet reageren op je aanvraag, deze weigeren of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingautoriteit, via contact@apd-gba.be , die dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht zal tussenkomen.

Je recht op verbetering en verwijdering

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan je onze diensten contacteren. Wij zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen of verwijderen. Houd er wel rekening mee dat wij je soms, afhankelijk van je verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Wij kunnen ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen.

Je recht op beperking van jouw persoonsgegevens

Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je meent dat jouw gegevens niet correct zijn. Dit houdt in dat de verwerking wordt opgeschort totdat je meent dat de gegevens correct zijn.

Je recht op overdraagbaarheid

Je hebt het recht op overdraagbaarheid van gegevens die je zelf aan Trema hebt verstrekt indien jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van jouw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze gegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan je Trema vragen jouw persoonsgegevens door te sturen naar jou of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Trema.

Je recht op verzet tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Je kunt daarvoor altijd contact met ons opnemen om onze mogelijkheid tot promoties en/of acties via telefoon, post, sms of e-mail te deactiveren.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Volgens de algemene regel mogen we jouw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren jouw gegevens dus zolang je gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode bedraagt 10 jaar. Zodra alle doeleinden bereikt zijn, worden deze gegevens verwijderd.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin jouw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Jouw dossier is actief zolang je van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot jouw gegevens. Nadien wordt jouw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot jouw gegevens.

Dit betekent dat de verwerkte gegevens worden bewaard gedurende de volledige looptijd van onze overeenkomst, de wettelijke bewaarperiode alsook elke andere bewaringstermijn die zou worden opgelegd door de toepasselijke regelgeving.

Blijf op de hoogte van de wijzigingen

Trema kan onderhavig privacybeleid wijzigen, met name wanneer de wet verandert. Wij nodigen je uit om regelmatig ons beleid voor de gegevensverzameling op de homepagina van de websites te consulteren. Daarnaast, zullen wij je op de hoogte brengen van inhoudelijke wijzigingen via onze website en andere frequent gebruikte communicatiekanalen.

Contact opnemen

Als je één van de hiervoor genoemde rechten wenst uit te oefenen, ons op de hoogte wil brengen van een probleem met onze applicaties, als je specifieke bijstand nodig hebt of je wenst een commentaar te versturen, gelieve dan contact op te nemen met ons via één van de volgende mogelijkheden:

Per mail: privacy@vmre.be
Per brief: Poortakkerstraat 91, 9051 Sint-Denijs-Westrem
Per telefoon: 09/396.42.38

Aarzel niet om contact op te nemen met ons als je vindt dat wij jouw gegevens niet met de nodige zorg behandelen die je verwacht. U kan ook rechtstreeks contact opnemen met, en klacht neerleggen bij, de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be